موديول الصيانة والمرتجعات ولوحة أداء القسم

طُلبت لوحة أداء تعرض عشرة مؤشرات عن أداء القسم. وهذه المؤشرات تقيس أمورًا لا يسجّلها النظام اليوم — فكل مؤشر منها مرتبط ببند بعينه في قائمة المتطلبات، ولا يمكن حسابه قبل تنفيذ ذلك البند.

أربعة تغييرات تجيب على سؤال واحد في أربعة مواضع: من الذي قرّر هذا، وهل وافق فعلًا؟ فاليوم يمكن أن يتحرّك الطلب، وأن يُسجَّل خصم، دون أن يكون أحد قد وافق.

موافقة صاحب الاستثناء قبل نفاذه معتمد

الاستثناء يعني خصمًا أو تجاوزًا خارج السياسة المعتادة، والحقل يسجّل صاحب القرار مختارًا من خمسة أسماء معتمدة تُدار من إعدادات النظام.

1. يُسجَّل الاستثناء باسم أحد المعتمدين الخمسة.

   والقائمة موجودة في الإعدادات، فتُحدَّث عند تغيّر المواقع دون الحاجة إلى عمل برمجي.

2. يصل إليه إشعار يحمل زرّين: موافقة ورفض.

   الإشعار وحده لا يكفي؛ فهو يُعلم صاحب الاسم أن اسمه استُخدم، لكنه لا يمنع استخدامه.

3. ويبقى الاستثناء «بانتظار الاعتماد» ولا ينفذ حتى يوافق.

   وهذا ما يمنح الحقل قيمته الرقابية. فإن رفض، أُلغي الاستثناء وسُجِّل الرفض.

تعيين مسؤول فحص الجودة أولوية قصوى

في القسم قاعدة مستقرة: من أصلح الجهاز ليس هو من يفحصه. وهي اليوم تعليمات شفهية، لا شيء في النظام يفرضها، ولا شيء يسجّل ما إذا كانت قد طُبِّقت.

1. عند انتهاء الإصلاح بالكامل، يتحوّل الطلب إلى الأدمن.

   ولا ينتقل مباشرة إلى مرحلة التسليم.

2. يختار الأدمن أخصائيًا من قائمة ليتولى فحص هذا الجهاز تحديدًا.

   واختيار شخص غير الذي أصلحه هو ما يجعل القاعدة مطبَّقة لا مفترَضة.

3. يستلم الأخصائي المختار الطلب وينفّذ الفحص قبل التسليم.

   وهذه الخطوة هي التي تنشئ السجل الذي يقرأه عدّاد المخالفات في لوحة الأداء. فمن دونها لا مصدر للمؤشر أصلًا.

تحديد المستلِم عند إرسال الطلب معتمد

الضغط على «إرسال الطلب» ينقل اليوم إلى صفحة المرتجع مباشرة، فيقع الطلب في مرحلة بلا مسؤول محدَّد. والمطلوب أن تظهر عند الإرسال قائمة بالمستخدمين لاختيار من يُرسَل إليه، فيصله إشعار ليقبل الطلب. وبذلك يكون لكل انتقال مستلِم وافق على استلامه.

اعتماد الكوتيشن معتمد

يُنشأ الكوتيشن من داخل التطبيق ويُسجَّل في Odoo، فلا يضطر الأخصائي إلى الخروج إلى نظام آخر في أثناء الإصلاح. ثم يعتمده مدير الصيانة قبل تنفيذه، فيصبح لكل كوتيشن أثر مسجَّل من لحظة إنشائه، ولا يصل أي منها إلى العميل دون أن يكون شخص ثانٍ قد اطّلع عليه.

ما يدوّنه النظام عن الجهاز بين وصوله وخروجه. خمسة تغييرات غايتها واحدة: أن تكون الإجابة متاحة لاحقًا عن مدة العمل الفعلية، وعمّا وصل مع الجهاز، وعمّن قال ماذا.

نقاط التوقيت الثلاث

المدة الوحيدة القابلة للقياس اليوم هي من الاستلام إلى التسليم، وهي تتضمن الأيام التي استغرقها العميل حتى يردّ — فلا تكاد تقول شيئًا عن أداء القسم. ولذلك تُسجَّل ثلاث نقاط بدل واحدة:

والفرق بين البدء والانتهاء هو زمن العمل الفعلي، وهو ما يجعل المقارنة بين الأخصائيين عادلة، وهو المُدخَل الذي يُبنى عليه تقييمهم في لوحة الأداء.

الفصل بين الملاحظة الداخلية وشكوى العميل

مشتملات الجهاز بدلًا من الصورة الإجبارية

يُلغى حقل صورة الجهاز الإجبارية في شاشة الطلب الجديد إلغاءً تامًا، ويحل محله اختيار بين «بمشتملات» و«بدون مشتملات»، مع مساحة لكتابة ملاحظة توضّح التفاصيل.

وشهادة الضمان تُحتسب ضمن المشتملات، إلى جانب ما وصل مع الجهاز من كابل أو شاحن أو حقيبة. وهذا هو السجل الذي يحسم الخلاف عند التسليم؛ فمن دونه يصبح النزاع حول تسليم شهادة الضمان ذاكرةَ طرف في مواجهة ذاكرة طرف آخر.

الإتلاف الكلي والجزئي

خانة واحدة بخيارين لا ثالث لهما: إتلاف كلي أو إتلاف جزئي، دون تفريعات إضافية. والتمييز بينهما أساس التعامل المحاسبي مع الجهاز: الكلي يعني خروجه بالكامل، والجزئي يعني أن جزءًا منه ما زال ذا قيمة. ويجب أن يُسجَّل الاختيار في حركة الـScrap المقابلة في Odoo.

رقم البوليصة في الطلبات الأونلاين

عند اختيار نوع «أونلاين / بوسطة» يظهر حقل رقم البوليصة بالصيغة نفسها المستخدمة في Odoo، وينتقل الرقم تلقائيًا إلى الكوتيشن عند إتمام الصرف. فيصبح تتبّع أي طلب أونلاين من الشحن إلى الفوترة ممكنًا دون إعادة إدخال يدوي — وإعادة الإدخال هي المكان الذي يضيع فيه التتبّع.

عرض بيانات العميل كاملة للأخصائي

يرى الأخصائي أثناء الإصلاح بيانات العميل كاملة الخاصة بالجهاز بدلًا من عرض ناقص؛ فالبحث عن تفصيلة ناقصة في قسم آخر يضيّع وقتًا أكثر من عرضها من البداية.

رسالة تنبيه تلقائية تصل إلى مسؤول المخزن ومدير الصيانة حين ينزل رصيد قطعة تحت الحد المحدَّد لها، تحمل اسم الصنف ورصيده الحالي.

فنفاد القطعة في أثناء الإصلاح يوقف الطلب ويترك العميل منتظرًا بلا سبب، والتنبيه المبكر يمنح وقتًا كافيًا للشراء قبل أن ينفد الرصيد فعلًا.

والحد يُضبط لكل صنف على حدة

هذه هي الجزئية الأهم في البند. فبعض القطع حدّها 50 قطعة وبعضها 200، بحسب معدل استهلاكها. وقطعة تُصرف عشر مرات شهريًا لا يمكن أن تشترك في الحد نفسه مع قطعة تُصرف ثلاثمائة مرة.

يسجّل الإذن ما استلمه المندوب من العميل وما يعيده لاحقًا. ومتابعة هذا المسار من مسؤولية قسم التوزيع، وهو مذكور هنا لأنه يلتقي بمسار الصيانة عند نقطتين: وصول الأجهزة، وجاهزيتها للعودة.

1. ينشئ العميل إذن الاستلام ويرفعه على التطبيق.

   وبمجرد الرفع يصل إشعار تلقائي إلى جميع مناديب التوزيع لا إلى مندوب بعينه، فيستلمها أقرب مندوب أو أكثرهم توفّرًا، بدل التوزيع اليدوي الذي يعتمد على الاتصال الشخصي.

2. يقبل المندوب الطلب من التطبيق.

   فيصبح للمهمة صاحب محدَّد، وينتهي إشعار بقية المناديب.

3. وعند وصوله إلى موقع العميل يملك تعديل الإذن: حذف بند، أو إضافة بند، أو تعديل كمية.

   فالأعداد التي يكتبها العميل مبدئيًا قد تختلف عن الواقع عند الاستلام الفعلي، وصلاحية التعديل تجعل الإذن يعكس ما استُلم فعلًا لا ما كان متوقعًا.

4. وبعد اعتماد الإذن يظهر للعميل ملفًا بصيغة PDF.

   نسخة موثّقة ثابتة بالبنود والكميات المتفق عليها، تكون مرجعًا رسميًا لأي مراجعة لاحقة.

5. وحين يصل المندوب إلى مقر الشركة يظهر الإذن للأدمن المستلِم.

   وله صلاحية الحذف أو التعديل قبل إتمام الاستلام. وهذه آخر نقطة تحقق قبل دخول الأجهزة إلى النظام رسميًا، وهي التي تمنع أن يتحوّل عدم التطابق إلى سجل دائم.

6. وعند انتهاء الصيانة يصل إشعار إلى مسؤول قسم التوزيع ليحدّد مندوب التسليم.

   ثم يرجع إشعار إلى أدمن الصيانة يحمل اسم المندوب المحدَّد، فيعرف كل طرف من سيأتي — دون مكالمات ولا متابعة يدوية.

7. وللمندوب المحدَّد صلاحيات كاملة على الإذن قبل استلامه.

   فهو من يتحمّل مسؤولية ما في يده فعليًا، فينبغي أن يضبط الإذن على الواقع قبل التوقيع بالاستلام.

حالتان تحتاجان قرارًا لم تُحسم

تاب جديد إلى جوار شاشة الخصم الاستثنائي القائمة. أما الشاشة الحالية فمطابقة للمواصفة ولا تعديل عليها، وتبقى تابًا منفصلًا لا يُدمج مع المؤشرات الجديدة.

عدّاد مخالفات فحص الجودة المتبادل الأهم

يحصي الحالات التي أصلح فيها الشخص نفسه الجهاز وفحصه. ويجب أن يقرأ صفرًا دائمًا؛ فأي رقم غير الصفر يعني مخالفة للقاعدة، ولذلك يظهر تنبيهًا أحمر لا رقمًا عاديًا. وهذا المؤشر لا مصدر بيانات له قبل تنفيذ خطوة تعيين مسؤول فحص الجودة.

أداء كل أخصائي والتقييم الزمني

عدد الأجهزة والأوامر لكل أخصائي أمر مباشر، أما التقييم المرتبط به فمنهجيته هي الأهم:

1. لكل نوع جهاز وعطل زمن متوقَّع.

   وهذا الجدول غير موجود ولا يمكن استنتاجه، فلا بد أن يأتي من القسم.

2. وتُقيَّم كل حالة بمقارنة زمنها الفعلي بالزمن المتوقَّع لها.

   والزمن الفعلي هو ما بين بدء الإصلاح وانتهائه، لا ما بين الاستلام والتسليم.

3. وتقييم الأخصائي هو متوسط حالاته.

   فهو تقييم نسبي مقارنةً بالوقت المفترض لكل حالة، لا عدد ساعات مجرّد — فلا يُحاسَب من يتولى الحالات الصعبة على صعوبتها.

معدّل الإصلاح من أول مرة، وكشف عيوب التصنيع

نسبة الأجهزة التي أُقفلت دون أن تعود بالعطل نفسه. وهو وحده يصحّح اختلالًا حقيقيًا: فعدد الأجهزة المنجَزة يكافئ السرعة على حساب الجودة — وأخصائي أنجز ستين جهازًا ورجع إليه منها خمسة عشر، عمله أقل جودة من آخر أنجز خمسة وأربعين ولم يرجع إليه ولا جهاز.

والنسبة نفسها تُقرأ بثلاث طرق مختلفة تمامًا:

وهنا يتجاوز المؤشر كونه رقمًا داخليًا. فعبارة «هذا الموديل عاد بنسبة كذا خلال ثلاثة أشهر، على أيدي عدة أخصائيين، وبالقطعة نفسها» دليل موثَّق يصعب الجدال فيه، ويكفي لتقديم مطالبة للمورّد أو لمراجعة التوريد.

بقية المؤشرات

ليست أسئلة تقنية، بل قواعد عمل لا نستطيع تحديدها نيابةً عنكم، وكل واحدة منها تحدّد طريقة عمل النظام. وتأخير الإجابة أغلى من تقديمها الآن، لأن عددًا منها يغيّر حجم العمل نفسه.

الترتيب مبني على التبعية الموضّحة في أول المستند، لا على سهولة التنفيذ.

1. المرحلة الأولى — تسجيل البيانات، وهي التي تفتح ما بعدها.

   تعيين مسؤول فحص الجودة · توقيت بدء الإصلاح وانتهائه · موافقة الاستثناء · تحديد المستلِم عند الإرسال.

2. المرحلة الثانية — النماذج والوثائق.

   فصل الملاحظة الداخلية عن شكوى العميل · مشتملات الجهاز · الإتلاف بعد التأكد من تسجيله في Odoo · رقم البوليصة · الكوتيشن واعتماده.

3. المرحلة الثالثة — التنبيهات.

   حدود التنبيه لكل صنف وإشعارات انخفاض الرصيد.

4. المرحلة الرابعة — تاب أداء القسم.

   المؤشرات العشرة، بعد أن أصبحت المرحلة الأولى تغذّيها ببيانات حقيقية.